Um dos desafios mais importantes para os empresários de hoje é como utilizar com eficiência um recurso valioso e não reprodutível – o seu tempo. O controlo do tempo é um desafio para qualquer profissional, mas especialmente difícil para as pessoas com mais responsabilidade em qualquer organização. Assim, esta é uma área a que se deve prestar atenção buscando formas de optimizar a aplicação do tempo disponível.
A forma como o empresário aplica o seu tempo na empresa tem enorme influência sobre o sucesso do negócio. Os elementos da equipa de trabalho vão observar como o empresário, o seu líder, gasta o seu tempo e assim avaliar o que é realmente importante para a empresa, agindo em conformidade. Se a equipa regista que o seu líder gasta bastante tempo no computador, concluirá que isso é importante para os negócios. Se passar grande parte do tempo em contactos com clientes, os colaboradores saberão que é importante para a empresa. É o empresário, o gestor, que define o tom para a sua equipa, nomeadamente pela forma como gasta o seu tempo.
Podemos classificar o tempo de um dia normal de trabalho em quatro categorias:
1. A tratar assuntos não urgentes e não importantes;
2. A tratar assuntos urgentes mas não importantes;
3. Ocupado com matérias urgentes e importantes;
4. Embrenhado em aspectos não urgentes, mas importantes para o futuro do negócio.
Estas categorias podem denominar-se, respectivamente, “distracção”, “ilusão”, “resposta” e “zona estratégica”.
Verificar a o correio electrónico ou navegar na internet são frequentemente tarefas não urgentes e não importantes - distracções. É fundamental evitar gastar muito tempo com estas actividades durante o dia.
Há muitos telefonemas e deslocações a pedido dos interlocutores que entram na categoria de urgente e não importante. Estas tarefas vão ao encontro do empresário porque alguém não fez o que deveria ter feito, talvez porque não existem os processos para lidar com situações frequentes. O empresário esgota-se na ilusão de que está a gerir o negócio.
Problemas de produção ou solicitações de clientes são urgentes e importantes. Têm que ter resposta, um cliente não pode ser ignorado e as operações têm que se manter em marcha. Mas gastam tempo do empresário ou gestor, em grande parte porque não há nenhum sistema que garanta o tratamento da questão.
Estas situações parecem-lhe familiares, não?
O maior desafio para o empresário é gastar tanto tempo quanto possível com questões do seu negócio que não sejam urgentes, mas importantes, a zona. São as decisões estratégicas que determinarão para onde vai a empresa. Por não serem urgentes, assim elas são muitas vezes “empurradas” para trás na fila das prioridades – ou, o que é pior, apenas esquecidas. Como empresário, o seu trabalho exige que dedique bastante tempo útil às questões de fundo, a pensar em desenvolvimento e a desenhar planos de contingência. Se não o fizer, quem o fará?
Então, o que fazer para ter tempo para os tais assuntos não urgentes mas importantes? Uma ideia prática é usar agenda, cumpri-la e colocar estas questões numa parcela importante da mesma agenda. Pode chamar-se a esta técnica “agenda por defeito”. Bloqueando horários na agenda para estas tarefas exclusivas do empresário, que devem ser cumpridas mesmo que não sejam inadiáveis. Ao colocar na agenda, em primeiro lugar, as GRANDES questões, vai de certeza encontrar tempo para tratar pequenos assuntos.
E, consequentemente, depois de colocar estes assuntos importantes na agenda, concentre neles a sua atenção! Resista ao impulso de os despachar rapidamente. Discipline-se para concentrar-se primeiro na estratégica, que as actividades operacionais rotineiras vão passar a fluir mais naturalmente.
A forma como gasta o seu tempo vai determinar o seu sucesso. Lembre-se que o seu custo horário deve ser muito superior ao de qualquer colaborador. Não gaste o seu tempo em tarefas que poderá pagar a alguém para fazer.
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