A maioria dos empresários crêem que têm o controlo do seu negócio, mas o controlo tem que ser efectivo e não apenas uma crença.
A primeira área de controlo é a financeira. O controlo financeiro é essencial ao sucesso de qualquer empresa. O empresário tem que ter a certeza que dispõe de informação fundamental, de cariz financeiro, do seu negócio para o ajudar a tomar boas decisões.
O controlo financeiro começa com a análise dos relatórios financeiros da empresa numa base regular e em tempo útil. São três os mais importantes relatórios financeiros mensais: a demonstração de resultados, o balanço e a demonstração de fluxos de caixa. Em conjunto, estes três documentos revelam o que se passa com o seu negócio e quais as perspectivas de curto prazo na vertente financeira. É fundamental que estejam disponíveis em tempo oportuno para serem analisados, pelo menos mensalmente!
E a partir dos relatórios financeiros podem ser extraídos alguns indicadores chave de desempenho (KPIs – Key Performance Indicators), medidas financeiras importantes a controlar com regularidade. Não queremos saber apenas como está o negócio em determinado momento, mas podemos querer saber a evolução do negócio relativamente aos últimos meses e também face ao mesmo mês dos anos anteriores.
Estes KPIs devem ser reunidos num painel, com quadros e gráficos que revelem a saúde e as tendências do seu negócio. Este painel de controlo deve ser actualizado pelo menos mensalmente e deve ser muito parecido com o painel de instrumentos e manómetros de um automóvel, permitindo olhar mais em frente (futuro), e reduzindo a atenção ao espelho retrovisor (passado). Incluídas no painel de controlo devem estar os dados da medição de actividades que não se encontram nas demonstrações financeiras, como a geração de contactos comerciais, as taxas de conversão em vendas, bem como medidas de consistência na entrega e atendimento ao cliente e outras grandezas relevantes para a sustentabilidade e a rentabilidade do negócio.
O sucesso no controlo financeiro revela exige uma mentalidade atenta aos dados financeiros, para poder gerir o negócio. Em qualquer desporto, se não soubermos como está o marcador mão saberemos quem está a ganhar. É por isso que é preciso olhar para o painel de controlo regularmente, usando os dados para ajudar a tomar decisões esclarecidas nos negócios. O empresário atento ganha momentum e vai exigindo gradualmente mais informação. E ela pode ser adquirida a partir dos dados financeiros do negócio e dos processos e sistemas que forem sendo desenhados para a recolher. É possível analisar as margens de lucro individuais por produto ou tipo de serviço, os custos salariais e a percentagens de custos diversos, assim como outros indicadores críticos.
Para o empresário, nada deve ser uma surpresa nos seus negócios. Pilotar um avião sem um painel de instrumentos implica que seja apenas uma questão de tempo até ao colapso do voo. Quanto mais depressa quiser que o seu negócio progrida, mais exigente será o conjunto de indicadores financeiros, que deverá ter.
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