Uma outra vertente da alavancagem consiste em usar a tecnologia para melhorar a eficiência e consistência do negócio. Mas temos que confrontar o impacto absoluto que a tecnologia pode ter nos processos e os investimentos necessários para a introduzir nos sistemas do negócio.
Como ponto prévio, retenha-se que a tecnologia nem sempre é a solução ideal para melhorar os processos de um negócio. Na verdade, a implementação de uma solução tecnológica pode muitas vezes ser absolutamente errada. Por isso, quando pensamos em investir em tecnologia é fundamental termos uma visão clara de onde queremos ir e a razão por que a solução tecnológica é necessária.
Muitas vezes, os empresários recorrem à tecnologia sem procurarem melhorar os processos antes de a usar. Quando introduzimos a solução tecnológica demasiado cedo, o resultado é ficarmos “agarrados” a um mau processo, pois a introdução da tecnologia não foi precedida da optimização e correcção dos processos. Estamos apenas a automatizar ineficiências e a prolongá-las com a utilização de soluções que podem ser dispendiosas e de difícil substituição.
Portanto, uma primeira sugestão é que algum tempo e esforço sejam dedicados a desenhar os processos com que queremos trabalhar. Realizar este trabalho em equipa, sempre que possível, é o ideal, usando notas auto-adesivas (post it) para documentar cada etapa de um processo numa parede, e recolhendo diferentes perspectivas e pontos de vista sobre o processo com a ajuda da equipa, teremos um bom exercício. Depois de desenhado o processo actual, devemos dar um passo atrás olhando para o processo descrito na parede e começar a identificar as áreas onde o processo se revela actualmente ineficiente, onde tem desperdícios claros, onde ocorrem atrasos, onde os custos são muito altos, onde é necessário afectar demasiadas pessoas, etc.
Envolvendo as pessoas da equipa de trabalho no exercício de revisão de processos (e talvez mesmo alguns clientes ou fornecedores) vai aumentar a aceitação de quaisquer alterações que forem feitas.
A minha experiência de trabalho com várias empresas aconselha a realizar primeiro este exercício, pois vamos sempre encontrar melhores formas de executar as tarefas necessárias à disponibilização dos produtos e serviços. Depois de identificar as melhorias, devemos testá-las rapidamente - aproveitando o entusiasmo – medindo os efeitos e comparando com os dados anteriores. Estes testes permitirão descobrir mais alguns ajustes ou outras alterações aos processos.
Só depois de passar por estas fases devemos pensar numa solução tecnológica. Não esqueçamos que depois de fazer o investimento em tecnologia, vamos “viver” com esta decisão por um período longo pela necessidade de amortizar o elevado investimento financeiro realizado.
Com um novo mapa de processos na mão, estamos em melhor posição para saber exactamente as funções e os recursos de que necessitamos na solução tecnológica. A introdução da tecnologia pode fazer a empresa ultrapassar decisivamente a sua concorrência. Portanto, a tecnologia é um elemento importante da alavancagem, mas devemos ter presente que há que analisar previamente os processos para que a escolha tecnológica seja optimizada.
Então, sequencialmente, estas são as acções a executar:
1) Seleccionar um dos processos críticos do negócio que poderá representar um novo paradigma se for introduzida uma melhoria de tecnologia.
2) Reunir os principais intervenientes que estão familiarizados com esse processo numa sessão de análise crítica ao processo.
3) Fazer o mapa do processo actual na parede usando notas “post it”.
4) Identificar melhorias que podem e devem ser feitas.
5) Testar os novos procedimentos de forma intensiva e rápida.
6) Rever o processo.
7) Usar o novo mapa do processo como instrumento de especificação para a solução tecnológica.
As soluções de tecnologia podem resultar num impulso de crescimento dos negócios mas, para garantir que o investimento em tecnologia não é simplesmente uma despesa apressada, é preciso seguir uma metodologia como a que foi anteriormente exposta.
Contacte Pedro Carrancho, Business Coach em www.actioncoach.com/pedrocarrancho ou em pedrocarrancho@actioncoach.com para obter mais informações sobre como alavancar o seu negócio. Peça a sua sessão de diagnóstico e aconselhamento. É oferecida!
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